Jaki sprzęt do jakiej firmy?
Na rynku jest wiele urządzeń przeznaczonych do pracy w biurze - od najprostszych drukarek monochromatycznych aż po skomplikowane urządzenia wielofunkcyjne. Zanim zdecydujemy się na zakup jednego z nich, warto się zastanowić do czego będzie nam potrzebne.
W każdej firmie wydatki na druk stanowią ważną pozycję w budżecie. Dzięki odpowiedniemu doborowi floty drukującej i usprawnieniu przepływu informacji w firmie, można je zmniejszyć. Z kolei nieodpowiedni sprzęt może doprowadzić do lawinowego wzrostu kosztów. Przed dokonaniem zakupu warto wiedzieć, że najtańsze drukarki nabiurkowe, które w wielu firmach wciąż stanowią większość floty, są jednocześnie najdroższe w eksploatacji. Wydrukowanie jednej strony formatu A4 przy ich użyciu kosztuje dużo więcej niż w przypadku nowoczesnych urządzeń wielofunkcyjnych. Jednorazowe, pozorne oszczędności przy zakupie szybko mogą się więc zamienić w permanentne straty. Urządzenia tego typu warto stosować tylko w niewielkich firmach, gdzie drukuje się mało i głównie dokumenty czarno-białe. Wtedy wystarczy nam prosta drukarka monochromatyczna wyposażona w podstawowe funkcje.
Jaki sprzęt do jakiej firmy?
Na rynku jest wiele urządzeń przeznaczonych do pracy w biurze - od najprostszych drukarek monochromatycznych aż po skomplikowane urządzenia wielofunkcyjne. Zanim zdecydujemy się na zakup jednego z nich, warto się zastanowić do czego będzie nam potrzebne.
W każdej firmie wydatki na druk stanowią ważną pozycję w budżecie. Dzięki odpowiedniemu doborowi floty drukującej i usprawnieniu przepływu informacji w firmie, można je zmniejszyć. Z kolei nieodpowiedni sprzęt może doprowadzić do lawinowego wzrostu kosztów. Przed dokonaniem zakupu warto wiedzieć, że najtańsze drukarki nabiurkowe, które w wielu firmach wciąż stanowią większość floty, są jednocześnie najdroższe w eksploatacji. Wydrukowanie jednej strony formatu A4 przy ich użyciu kosztuje dużo więcej niż w przypadku nowoczesnych urządzeń wielofunkcyjnych. Jednorazowe, pozorne oszczędności przy zakupie szybko mogą się więc zamienić w permanentne straty. Urządzenia tego typu warto stosować tylko w niewielkich firmach, gdzie drukuje się mało i główniedokumenty czarno-białe. Wtedy wystarczy nam prosta drukarka monochromatyczna wyposażona w podstawowe funkcje.
Opłacalna inwestycja
Jeśli drukujemy większe ilości dokumentów i zależy nam na dobrej jakości, nawet jeśli mamy małą firmę, lepiej od razu zainwestować w urządzenie wielofunkcyjne do druku w kolorze, z kilkoma dodatkowymi funkcjami np. z automatycznym podajnikiem papieru. Do większych biur, w których pracuje kilkanaście osób, warto kupić urządzenie wyższej klasy o dużej wydajności i zwiększonych możliwościach technologicznych. Powinno ono umożliwiać użytkownikom szybkie kopiowanie dokumentów, skanowanie i faksowanie przy pomocy komputera i bez użycia papieru oraz możliwość autoryzacji użytkowników sieci.
- Zastosowanie kart zbliżeniowych lub kodów PIN umożliwia identyfikację wszystkich osób drukujących dokumenty. Dzięki temu nikt postronny nie może korzystać z firmowej floty drukującej. Można też precyzyjnie określić ilość kopii wykonanych przez każdy z działów oraz każdego z użytkowników, co przekłada się na znaczne oszczędności w firmie – mówi Szymon Szczur, koordynator ds. wsparcia sprzedaży rozwiązań biznesowych w Konica Minolta Business Solutions Polska.
Sledź swoje dokumenty
Dzięki wprowadzeniu systemu autoryzacji użytkowników oraz aplikacjom, które pozwalają na zarządzanie drukiem wiadomo, ile dokumentów pracownicy drukują, skanują i kopiują. To rozwiązanie dedykowane jest głównie dla instytucji, w których bezpieczeństwo obiegu dokumentów jest najważniejsze np. banków czy niektórych instytucji państwowych. Aplikacja umożliwia także drukowanie dokumentów w trybie podążającym i odbieranie ich z każdego zainstalowanego w przedsiębiorstwie urządzenia, ale dopiero po weryfikacji tożsamości użytkownika. Wprowadzeniu systemu autoryzacji pozwala również na ustanowienie miesięcznych limitów druku dla każdego działu lub ograniczenie liczby osób upoważnionych do wykonywania prac w kolorze. Przynosi to znaczne oszczędności w każdym przedsiębiorstwie.
- Konica Minolta proponuje usługi i systemy monitorowania kosztów i kontroli produkcji dokumentów Page Scope Enterprise Suite, OPS Monitoring Comfort PLUS oraz SafeQ. Zapewnią one pełną kontrolę nad procesami produkcji dokumentów w firmie niezależnie od jej wielkości – dodaje Szymon Szczur.
Dodatkowe ułatwienia
Wybierając urządzenie wielofunkcyjne do biura warto zwrócić uwagę na szybkość działania oraz dodatkowe funkcje, które mogą być nam przydatne. Np. urządzenia wyższej klasy potrafią drukować strony czarno-białe i kolorowe z tą samą prędkością, podczas gdy w tańszych modelach trwa to nawet czterokrotnie dłużej. Pozwalają także na przesyłanie zeskanowanych wiadomości mailem oraz do sieci lokalnej, gdzie możne je archiwizować w formie elektronicznej. W wielu firmach może to mieć duże znaczenie. Niektóre urządzenia umożliwiają też szybkie kopiowanie dokumentów tożsamości. Wystarczy położyć na szybie skanera dokument, następnie przełożyć go na drugą stronę, a urządzenie automatycznie kopiuje je na tej samej kartce, bez potrzeby każdorazowego wyjmowania jej z podajnika.
Tego typu rozwiązania są bardzo przydatne w instytucjach finansowych oraz agencjach ubezpieczeniowych. W każdym biurze bardzo pożądaną jest aplikacja umożliwiająca zamianę zeskanowanego tekstu zapisanego na papierze na dokument w formie elektronicznej. Dzięki tzw. funkcji OCR użytkownicy mogą uniknąć mozolnego przepisywania tekstów. Zamiast tego szybko otrzymują dokumenty w formacie World, Excel lub edytowalne pliki PDF. Funkcjonalności te znajdują się w rozwiązaniu SmartScan.
Duże przedsiębiorstwa, które zatrudniają po kilkaset osób, coraz częściej otwierają własne Centralne Punkty Druku. Idealną propozycją są dla nich profesjonalne maszyny poligraficzne do druku produkcyjnego o wydajności nawet kilkuset tysięcy stron miesięcznie. Koszty ich zakupu, choć nie są małe, szybko się zwracają, gdyż druk przy pomocy tego typu urządzeń jest wielokrotnie tańszy niż przy użyciu zwykłych drukarek.
Konica Minolta oferuje całą gamę urządzeń przeznaczonych dla firm, począwszy od tanich drukarek nabiurkowych, poprzez urządzenia wielofunkcyjne aż po profesjonalne wyposażenie Centralnych Punktów Druku. Każdy klient może więc łatwo znaleźć coś dla siebie.