Efektywny obieg dokumentów w firmie
Sprawne zarządzanie obiegiem informacji w firmie to klucz do sukcesu. Choć wszyscy o tym wiedzą, nie każdy potrafi wyciągnąć wnioski.
Zasadniczą kwestią w organizacji pracy każdego przedsiębiorstwa jest wewnętrzny przepływ informacji. Często powtarzanym błędem jest nadmierna wiara w moc dokumentów drukowanych. Przedsiębiorcy zamiast iść z duchem czasu, przetwarzać i archiwizować dokumenty w formie elektronicznej, wolą wszystko zapisywać na kartkach papieru. Nierzadko zdarza się, że na skutek złej organizacji bądź niefrasobliwości pracowników, dokumenty podczas kopiowania dostają się w ręce osób nieuprawnionych (...)
Efektywny obieg dokumentów w firmie
Dobra organizacja pracy i sprawne zarządzanie obiegiem informacji w firmie to klucz do sukcesu. Choć wszyscy o tym wiedzą, nie każdy potrafi wyciągnąć z tego wnioski. Jak zatem uniknąć błędów i usprawnić codzienną pracę firmy?
Zasadniczą kwestią w organizacji pracy każdego przedsiębiorstwa jest wewnętrzny przepływ informacji. Często powtarzanym błędem jest nadmierna wiara w moc dokumentów drukowanych. Przedsiębiorcy zamiast iść z duchem czasu, przetwarzać i archiwizować dokumenty w formie elektronicznej, wolą wszystko zapisywać na kartkach papieru. Nierzadko zdarza się, że na skutek złej organizacji bądź niefrasobliwości pracowników, dokumenty podczas kopiowania dostają się w ręce osób nieuprawnionych. Zdarza się to wtedy, gdy pracownicy zapominają odebrać z drukarki powielany przez siebie materiał. Często też dokumenty w firmie krążą pomiędzy osobami, które nie są związane ze sprawą. Nie można też zapominać o tym, że drukowanie każdej kartki papieru niepotrzebnie zwiększa koszty.
- Można temu zapobiec dzięki usprawnieniu obiegu informacji w firmie i częściowej wymianie sprzętu drukującego. Konica Minolta oferuje firmom pakiet usług OPS Comfort Plus oraz ofertę nowoczesnych urządzeń wielofunkcyjnych dla biur. Po wprowadzeniu usprawnień możliwe jest aktywne zarządzanie drukiem oraz całą flotą urządzeń drukujących – mówi Mateusz Macierzyński, kierownik produktu ds. oprogramowania i rozwiązań w Konica Minolta Business Solutions Polska.
Zalety nowoczesnych rozwiązań
Właściciele firm często decydują się na zakup oddzielnych drukarek dla swoich pracowników, a jest to błąd. Zamiast nich, lepiej kupić jedno nowoczesne urządzenie wielofunkcyjne o dużo większych możliwościach. Potrafi ono zastąpić kilka prostych drukarek, kopiarek i skanerów. Umożliwia wysyłanie i odbieranie faksów bezpośrednio z komputera, bez użycia papieru. Software do rozpoznawania i digitalizacji znaków potrafi też szybko przetworzyć dokumenty zapisane na papierze do formatów, które mogą być łatwo edytowalne na ekranie komputera i dalej przetwarzane w formie elektronicznej. Wszystkie te rozwiązania pozwalają na znaczną redukcję ilości papierowych dokumentów i usprawniają obieg informacji w przedsiębiorstwie. Dużo mniejsze są też koszty wydruku. Co więcej, dzięki zastąpieniu prostych drukarek nabiurkowych urządzeniami wielofunkcyjnymi możliwa jest praca w środowisku autoryzowanym i stworzenie bezpiecznego systemu zarządzania drukiem. Zastosowanie kart zbliżeniowych lub kodów PIN pozwala na identyfikację wszystkich osób pracujących w sieci i drukujących dokumenty. Dzięki temu można precyzyjnie określić ilość wykonanych przez każdego pracownika kopii oraz ich koszt.
Rozwiązania proponowane przez Konica Minolta dodatkowo usprawniają proces decyzyjny i pozwalają śledzić ścieżkę, jaką pokonuje każdy dokument oraz wszystkie decyzje podejmowane przez osoby, do których trafił. Aplikacja umożliwia także stworzenie zróżnicowanych poziomów dostępu do urządzeń, gwarantuje bezpieczeństwo przetwarzanych informacji, a także umożliwia kontrolę procesu produkcji dokumentów.
Kontrolowana obsługa serwisowa
W wielu firmach problemem jest różnorodna flota drukująca. Zapewnienie serwisu i ciągłości dostaw materiałów eksploatacyjnych jest uciążliwe i bardzo kosztowne. Rozwiązaniem tych problemów jest zawarcie jednego, całościowego kontraktu na obsługę wszystkich urządzeń oraz dostawy materiałów eksploatacyjnych.
- Pakiet OPS pozwala na monitoring wszystkich urządzeń, gwarantuje automatyzację dostaw i wezwań serwisowych - zapewnia Mateusz Macierzyński. - To idealne rozwiązaniem dla przedsiębiorstw, które chcą uniknąć błędów w organizacji pracy i zarządzania dokumentami.
Dzięki zastosowaniu sprawdzonych przez lata rozwiązań, możliwe jest szybkie usprawnienie przepływu informacji w firmie oraz znaczna redukcja kosztów druku nawet o kilkadziesiąt procent. Ważne jest, aby przed odjęciem decyzji o kupnie nowych urządzeń zasięgnąć rad specjalistów. Dzięki nim można zaoszczędzić tysiące złotych rocznie.