Faks przestarzały?
Choć coraz mniej osób korzysta z faksu, nadal jest on podstawowym wyposażeniem każdego biura. Nic nie wskazuje na to, żeby szybko miał stamtąd zniknąć. Nowoczesne systemy do zarządzania drukiem pozwalają jednak odbierać i wysyłać wiadomości faksem bezpośrednio z komputera i bez użycia papieru.
Wysyłanie faksów przez lata kojarzyło się z mozolnym wkładaniem kartek do podajnika urządzenia i czekaniem na potwierdzenie odbioru. Każdy, kto choć raz to robił wie, że może to być czynność bardzo czasochłonna, zwłaszcza gdy wkładanie jakiejś kartki trzeba wielokrotnie powtarzać. Odbieranie faksów też nie zawsze należy do rzeczy łatwych, gdyż czasami w najmniej oczekiwanym momencie kończy się papier i trzeba go szukać na drugim końcu biura. Jakby tego było mało, często jakość wydruków pozostawiała wiele do życzenia. Niewyraźne litery i kontury rysunków na otrzymanych wydrukach potrafią zirytować nawet najspokojniejszego pracownika. Kolejny problem to przechowywanie otrzymanych dokumentów, na które potrzeba coraz większej ilości segregatorów. Niektóre z nich zanim zostaną zarchiwizowane przez długi czas poniewierają się na biurkach i w końcu giną.
Faks przestarzały?
Choć coraz mniej osób korzysta z faksu, nadal jest on podstawowym wyposażeniem każdego biura. Nic nie wskazuje na to, żeby szybko miał stamtąd zniknąć. Nowoczesne systemy do zarządzania drukiem pozwalają jednak odbierać i wysyłać wiadomości faksem bezpośrednio z komputera i bez użycia papieru.
Wysyłanie faksów przez lata kojarzyło się z mozolnym wkładaniem kartek do podajnika urządzenia i czekaniem na potwierdzenie odbioru. Każdy, kto choć raz to robił wie, że może to być czynność bardzo czasochłonna, zwłaszcza gdy wkładanie jakiejś kartki trzeba wielokrotnie powtarzać. Odbieranie faksów też nie zawsze należy do rzeczy łatwych, gdyż czasami w najmniej oczekiwanym momencie kończy się papier i trzeba go szukać na drugim końcu biura. Jakby tego było mało, często jakość wydruków pozostawiała wiele do życzenia. Niewyraźne litery i kontury rysunków na otrzymanych wydrukach potrafią zirytować nawet najspokojniejszego pracownika. Kolejny problem to przechowywanie otrzymanych dokumentów, na które potrzeba coraz większej ilości segregatorów. Niektóre z nich zanim zostaną zarchiwizowane przez długi czas poniewierają się na biurkach i w końcu giną.
Faks przez komputer
Na szczęście dziś to już historia. Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne mogą służyć m.in. jako centralne faksy biurowe, które usprawniają obieg dokumentów w biurze. Umożliwiają wysyłanie i odbieranie faksów bezpośrednio z każdego komputera w biurze i to bez wcześniejszego drukowania ich na papierze. Dzięki temu oszczędza się czas i otrzymuje wyraźne, pozbawione błędów wiadomości, które są automatycznie archiwizowane na firmowym serwerze.
- Urządzenia wielofunkcyjne Konica Minolta wyposażone są w wiele funkcji, które ułatwiają życie ich użytkownikom i zwiększają bezpieczeństwo - mówi Szymon Szczur, Koordynator ds. Wsparcia Sprzedaży Rozwiązań Biznesowych w Konica Minolta. - Należy do nich m.in. funkcja automatycznej dystrybucji, która ułatwia porządkowanie i rozsyłanie przychodzących informacji: wiadomości e-mail i faksów. Dzięki niej kierowane są one do odpowiednich skrzynek i folderów.
Elektroniczna organizacja dokumentów
Użytkownicy nowoczesnych urządzeń wielofunkcyjnych Konica Minolta są informowani na ekranie monitora o pomyślnym wysłaniu i odebraniu faksu, a wszystkie otrzymane dokumenty są archiwizowane tak, aby żadna informacja nie została utracona i nie dostała się w niepowołane ręce. Urządzenia mają też obszerne książki adresowe, mieszczące kilka tysięcy pozycji oraz pojemne pamięci, w których można zapisać wiele tysięcy stron dokumentów. Do podstawowych funkcji należy też ochrona hasłem i możliwość wysyłania wiadomości o określonym czasie.
Archiwizuj faksy w plikach
Wiele urządzeń wielofunkcyjnych wyposażonych jest w skaner oraz opcjonalnie w specjalne oprogramowanie OCR do rozpoznawania i digitalizacji znaków. Dzięki temu możliwe jest automatyczne konwertowanie dokumentów papierowych do formatu Word, Excel, PDF lub SPDF. Mogą one być łatwo edytowane na ekranie komputera i wysyłane przy pomocy faksu bez użycia papieru. Ich użytkownicy zyskują możliwość kopiowania rozmaitych dokumentów i przechowywania ich w formie plików elektronicznych.
Wszystkie nowoczesne rozwiązania stosowane w urządzeniach wielofunkcyjnych pozwalają na znaczne oszczędność papieru oraz usprawnienie przepływu informacji w firmie i łatwiejszą archiwizację dokumentów.