Planowanie firmy od zera
Koszty druku stanowią kilka procent wydatków każdej instytucji. Dzięki odpowiedniemu planowaniu można je łatwo ograniczyć. Nowoczesne rozwiązania pozwalają także usprawnić obieg dokumentów w firmie.
Przed rozpoczęciem działalności gospodarczej warto zastanowić się nad wyborem floty drukującej i wcześniej zaplanować sposób obiegu informacji w firmie. Wybór konkretnych urządzeń zależy oczywiście od specyfiki branży, w której ona działa. Zanim zdecydujemy się na zakup odpowiednich rozwiązań, dobrze jest spojrzeć w przyszłość i spróbować przewidzieć, w jakim kierunku będzie rozwijała się nasza firma. Pozwoli to nam uniknąć niepotrzebnych wydatków.
Planowanie firmy od zera
Koszty druku stanowią kilka procent wydatków każdej instytucji. Dzięki odpowiedniemu planowaniu można je łatwo ograniczyć. Nowoczesne rozwiązania pozwalają także usprawnić obieg dokumentów w firmie.
Przed rozpoczęciem działalności gospodarczej warto zastanowić się nad wyborem floty drukującej i wcześniej zaplanować sposób obiegu informacji w firmie. Wybór konkretnych urządzeń zależy oczywiście od specyfiki branży, w której ona działa. Zanim zdecydujemy się na zakup odpowiednich rozwiązań, dobrze jest spojrzeć w przyszłość i spróbować przewidzieć, w jakim kierunku będzie rozwijała się nasza firma. Pozwoli to nam uniknąć niepotrzebnych wydatków.
Wielofunkcyjne możliwości
Na pewno w średnich i w dużych firmach, niezależnie od profilu ich działalności, dobrą decyzją będzie kupno urządzeń wielofunkcyjnych zamiast zwykłych drukarek nabiurkowych. Ich ceny systematycznie spadają i coraz więcej firm może sobie na nie pozwolić. Oprócz funkcji kopiowania mogą one służyć także do skanowania i faksowania dokumentów bez użycia papieru. Wiele z nich można wyposażyć w zaawansowane programy do zamiany dokumentów papierowych na przeszukiwalne pliki elektroniczne. Przed podjęciem decyzji warto się też zastanowić, czy urządzenia, które kupujemy pozwolą nam na ich integrację z systemem komputerowym oraz aplikacjami umożliwiającymi np. archiwizację dokumentów. Proste urządzenia tego nie potrafią, muszą być wyposażone w oprogramowanie Open API. Może od razu lepiej wybrać droższe rozwiązania, które pozwolą na skanowanie dokumentów papierowych oraz ich przetwarzanie na pliki elektroniczne i wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów.
- Droższe urządzenia wielofunkcyjne posiadają także bogatą gamę opcji wykańczających – pozwalają na tworzenie broszur, dziurkowanie i zszywanie dokumentów. Czasami lepiej kupić droższe rozwiązanie i poszerzać jego możliwości techniczne poprzez nowe aplikacje niż po roku czy dwóch inwestować w zupełnie nowy sprzęt - mówi Szymon Szczur, Koordynator ds. Wsparcia Sprzedaży Rozwiązań Biznesowych w Konica Minolta.
Wydajne drukowanie
Jeśli planujemy drukowanie dużych ilości dokumentów, warto zainstalować rozwiązania, które umożliwią nam monitorowanie pracy wszystkich urządzeń oraz kontrolę dostępu pracowników do floty drukującej poprzez zastosowanie kart magnetycznych lub kodów PIN. Tego typu aplikacje pozwalają na znaczne ograniczenie ilości zużywanego papieru w firmie i ograniczenie kosztów druku. Umożliwiają również monitorowanie zużycia materiałów eksploatacyjnych i ich automatyczne zamawianie w serwisie. W dużych firmach opłacalne jest stworzenie Centralnych Punktów Druku, w których na urządzeniach produkcyjnych o dużej wydajności możemy tanio drukować dokumenty o bardzo dobrej jakości.
Nie rezygnuj ze zwykłej drukarki
Z drugiej strony warto wiedzieć, że w wielu działach do ich sprawnego funkcjonowania wystarczą standardowe, wydajne, drukarki monochromatyczne. Tak jest np. w dziale księgowości czy w magazynie, gdzie drukuje się głównie faktury oraz potwierdzenia nadania i odebrania towaru. Nie warto więc wydawać na nie zbyt wielu pieniędzy. Na pewno dobrze jest, gdy wszystkie drukarki i urządzenia wielofunkcyjne pochodzą od jednego producenta. Ujednolicenie floty ułatwia późniejszą integrację oraz zmniejsza koszty serwisu i eksploatacji.
Ważnym elementem planowania jest rozmieszczenie drukarek w biurze. Nie zawsze wszyscy pracownicy firmy mogą korzystać z urządzeń wielofunkcyjnych. Część z nich ze względu na specyfikę pracy musi mieć własne urządzenia drukujące na biurku, bądź w pomieszczeniach, w których na co dzień pracują. Warto o tym pamiętać.
Jak sfinansować zakupy?
Przed zakupem nowych urządzeń drukujących warto zastanowić się na sposobem sfinansowania. Czy kupimy je za gotówkę, na kredyt, a może wyleasingujemy? Ciekawą alternatywą jest wynajęcie urządzenia i comiesięczne rozliczanie się ze względu na ilość wykonanych wydruków. Jest to bardzo korzystne rozwiązanie dla niewielkich firm o ograniczonym budżecie, które nie muszą na starcie inwestować dużych kwot. Coraz popularniejszym sposobem finansowania są także dotacje z funduszy europejskich. Polskie przedsiębiorstwa oraz instytucje mogą skorzystać z wielu różnych programów, dzięki którym można inwestować w nowoczesne technologie poprawiające konkurencyjność na rynku oraz tworzyć nowe miejsca pracy. Dobrze o tym pamiętać, gdyż dzięki temu możemy obniżyć sporo kosztów w firmie.