Jak dobrać urządzenia biurowe
Zanim zdecydujemy się na zakup nowej drukarki powinniśmy się zastanowić, do czego będzie nam potrzebna.
Użytkownik domowy decyzję może podjąć dość łatwo. W przypadku drukarki do biura, zadanie jest bardziej skomplikowane. Przed podjęciem decyzji o zakupie powinniśmy przeanalizować, ile dokumentów miesięcznie drukujemy, w jakim formacie, czy są to materiały kolorowe, czy tylko czarno-białe. Warto też przyjrzeć się temu, czy nie mamy spiętrzeń produkcyjnych i w krótkim okresie nie musimy przygotować dużych ilości dokumentów. Nie muszą to być szczegółowe analizy. W przypadku małych instytucji, wystarczy codzienna wiedza na temat funkcjonowania firmy.
Jak dobrać urządzenia biurowe
Zanim zdecydujemy się na zakup nowej drukarki powinniśmy się zastanowić, do czego będzie nam potrzebna. Użytkownik domowy decyzję może podjąć dość łatwo. W przypadku drukarki do biura, zadanie jest bardziej skomplikowane.
Przed podjęciem decyzji o zakupie powinniśmy przeanalizować, ile dokumentów miesięcznie drukujemy, w jakim formacie, czy są to materiały kolorowe, czy tylko czarno-białe. Warto też przyjrzeć się temu, czy nie mamy spiętrzeń produkcyjnych i w krótkim okresie nie musimy przygotować dużych ilości dokumentów. Nie muszą to być szczegółowe analizy. W przypadku małych instytucji, wystarczy codzienna wiedza na temat funkcjonowania firmy.
Optymalizacja kosztów i korzyści
Warto też pamiętać, że nie każdy pracownik musi mieć na biurku swoją własną drukarkę. Lepiej kupić jedno droższe centralne urządzenie wielofunkcyjne z dodatkowymi funkcjami np. skanowania i faksowania bez użycia papieru, z którego może korzystać wiele osób niż kilka tanich drukarek biurkowych. Przy wyborze warto zwrócić uwagę na możliwość rozbudowy urządzenia o dodatkowe funkcje wykańczające np. dziurkowanie, zszywanie czy broszurowanie. Jeśli drukujemy dużo i kupimy tani sprzęt, to w przyszłości nie będziemy mieli możliwości jego rozbudowy. Zmuszeni będziemy więc do wydawania kolejnych pieniędzy na nowe, droższe urządzenie.
Kontrola dokumentów
Przed podjęciem decyzji, zwłaszcza w większych firmach, trzeba uwzględnić wiele różnych czynników np. cały proces zarządzania dokumentami w firmie oraz posiadaną już flotę drukującą.
- Optymalizacja floty drukującej i oparcie jej na wyrobach jednego tylko producenta przynosi wymierne korzyści. Dzięki temu oszczędzamy na serwisie i materiałach eksploatacyjnych, możemy też łatwo usprawnić proces przepływu dokumentów w firmie. To także wygoda dla pracowników, którzy nie muszą uczyć się obsługi wielu różnorodnych urządzeń – mówi Szymon Szczur, Koordynator ds. Wsparcia Sprzedaży Rozwiązań Biznesowych w Konica Minolta.
Inwestycja w przyszłość
Planując wymianę floty drukującej, zawsze warto spojrzeć w przyszłość, spróbować przewidzieć, w jakim kierunku będzie się rozwijała firma i co za kilka miesięcy może się nam przydać. Dobrze jest zasięgnąć opinii ekspertów. W dużych firmach, kiedy planujemy duże zakupy, warto zrobić audyt, w mniejszych wystarczy zapytać o radę lokalnego dystrybutora urządzeń biurowych.
Nie należy oczywiście zapominać o finansach. Zanim wybierzemy się do sklepu, zawsze warto sprawdzić na jakie inwestycje możemy sobie pozwolić oraz czy inwestując od razu więcej, nie osiągniemy w przyszłości dodatkowych korzyści finansowych.